Co robić, gdy gość nie płaci za hotel? Praktyczny i prawny przewodnik

Zabezpieczenie płatności – kluczowy element jeszcze przed zameldowaniem

Podstawową i najskuteczniejszą formą obrony przed nieuczciwym gościem hotelowym jest wcześniejsze zabezpieczenie płatności. Hotel powinien już na etapie rezerwacji pobrać przedpłatę lub depozyt – np. równowartość jednej doby hotelowej. Alternatywnie można skorzystać z tzw. preautoryzacji karty płatniczej, czyli czasowego zablokowania środków na rachunku gościa bez fizycznego pobierania płatności. Taki model stosują z powodzeniem duże sieci hotelowe, ponieważ zabezpiecza środki i daje czas na rozliczenie rzeczywiste po zakończeniu pobytu.

Ważne, by zasady płatności były wyraźnie zapisane w regulaminie hotelowym oraz zaakceptowane przez klienta – najlepiej w formie pisemnej (lub elektronicznej w przypadku rezerwacji online). Takie działania zapobiegają sytuacjom, w których gość twierdzi, że nie znał warunków i odmawia uregulowania opłaty.

Gdy gość nie płaci – prawo zastawu i zatrzymanie mienia

W sytuacji, gdy gość opuścił hotel bez zapłaty lub odmawia zapłaty mimo wezwania, właściciel obiektu może skorzystać z prawa zastawu, przysługującego mu na mocy art. 849 Kodeksu cywilnego. Oznacza to, że do momentu uregulowania należności hotelarz ma prawo zatrzymać rzeczy wniesione przez gościa (np. bagaż, elektronika, przedmioty osobiste).

W praktyce oznacza to, że recepcja – zanim wyda klucze lub pozwoli na opuszczenie obiektu – może wstrzymać wydanie rzeczy, dopóki nie zostanie uregulowany rachunek. Uwaga: hotel nie ma prawa samodzielnie sprzedać zatrzymanego mienia – może je zatrzymać jako formę zabezpieczenia do czasu uzyskania tytułu wykonawczego w sądzie. Naruszenie tej zasady może zostać uznane za działanie bezprawne, dlatego zatrzymanie mienia powinno być dobrze udokumentowane i proporcjonalne do wysokości długu.

Wezwanie do zapłaty i próba polubownego rozwiązania sporu

Zanim sprawa trafi do sądu, warto podjąć próbę ugodowego rozwiązania konfliktu. Hotel może wysłać do gościa tzw. wezwanie przedprocesowe – najlepiej mailowo lub listownie, z potwierdzeniem nadania. W treści powinno znaleźć się żądanie zapłaty konkretnej kwoty w określonym terminie (najczęściej 7–14 dni), z informacją o zamiarze skierowania sprawy na drogę sądową w razie braku reakcji.

Na tym etapie można również zaproponować częściowe rozliczenie, płatność ratalną lub inny kompromis. Część klientów decyduje się na uregulowanie należności po takim wezwaniu, zwłaszcza gdy wiedzą, że mogą zostać zgłoszeni do rejestru dłużników.

Sprawa sądowa i egzekucja komornicza – gdy polubowne metody zawiodą

Jeśli gość nadal nie płaci, konieczne może być wystąpienie na drogę sądową. Właściwym będzie zazwyczaj sąd rejonowy właściwy dla miejsca zamieszkania dłużnika. W pozwie należy wskazać wysokość należności, podstawę roszczenia (np. umowę najmu lub dowód rezerwacji) oraz dołączyć dowody – korespondencję, wezwania, potwierdzenia pobytu.

Po uzyskaniu nakazu zapłaty lub wyroku sądu, sprawę można przekazać do egzekucji komorniczej. Komornik może np. zająć wynagrodzenie dłużnika, rachunek bankowy lub zająć ruchomości – w tym także rzeczy zatrzymane w hotelu w ramach prawa zastawu.

fot. insta_photos/shutterstock.com

Pomoc policji i ochrona obiektu – kiedy wezwać służby?

Zdarzają się sytuacje, w których gość odmawia opuszczenia pokoju mimo wygaśnięcia umowy i braku zapłaty. W takim przypadku można wezwać policję, powołując się na bezumowne zajmowanie mienia oraz chęć egzekwowania prawa zastawu. W praktyce funkcjonariusze nie mogą zmusić dłużnika do zapłaty, ale mogą pomóc w opuszczeniu lokalu i sporządzić notatkę służbową – która może być dowodem w dalszych postępowaniach.

Wpis do BIG i usługi firm windykacyjnych

Niepłacącego gościa można również zgłosić do Biura Informacji Gospodarczej (BIG). Wpis do rejestru dłużników często działa odstraszająco i motywuje do zapłaty, szczególnie jeśli dana osoba ubiega się np. o kredyt, wynajem mieszkania lub współpracę z inną firmą.

Hotel może też skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy windykacyjnej, która – często bez udziału sądu – zajmie się monitowaniem, rozmowami z dłużnikiem i ewentualną mediacją. Takie rozwiązanie pozwala odzyskać środki bez konieczności bezpośredniego angażowania personelu hotelowego w czasochłonne procedury.

Prewencja i dokumentacja – jak unikać podobnych sytuacji w przyszłości?

Najskuteczniejszą bronią przeciwko nieuczciwym gościom jest odpowiednia prewencja. Każdy obiekt noclegowy powinien posiadać jasno sformułowany regulamin, który uwzględnia m.in. kwestie płatności, preautoryzacji, obowiązek meldunkowy, zasady wymeldowania oraz konsekwencje braku zapłaty. Personel recepcji powinien zostać przeszkolony w zakresie egzekwowania tych zapisów.

Warto również prowadzić staranną dokumentację każdej rezerwacji – od potwierdzenia warunków pobytu po dowody prób kontaktu z klientem, wezwania do zapłaty i ewentualne zatrzymanie mienia. Takie dowody są kluczowe w przypadku ewentualnego postępowania sądowego.

Podstawy prawne

• Kodeks cywilny, art. 849 – prawo zastawu hotelarza na rzeczach wniesionych przez gościa
• Prawo cywilne – przepisy o umowie najmu, odpowiedzialność kontraktowa
• Ustawa o usługach hotelarskich – regulacje dotyczące świadczenia usług zakwaterowania
• Ustawa o BIG – zasady wpisywania dłużników do rejestru

Reasumując, brak zapłaty za nocleg to problem finansowy, ale także kwestia odpowiedzialności prawnej i zarządzania ryzykiem w branży hotelarskiej. Dobrze przygotowany hotel w górach bądź pensjonat nad morzem – z jasnym regulaminem, preautoryzacją i procedurami – potrafi skutecznie ograniczyć skalę takich sytuacji. A jeśli do nich dojdzie, odpowiednie działania prawne i szybka reakcja mogą pozwolić na odzyskanie należności bez szkody dla wizerunku obiektu.

Artykuł został przygotowany przez OtoNoclegi.pl Sp. z o.o. i ma charakter wyłącznie informacyjny oraz edukacyjny. Przedstawione treści nie stanowią porady prawnej ani oficjalnej interpretacji przepisów. Każdy przypadek może wymagać indywidualnej analizy, dlatego przed podjęciem decyzji zalecamy samodzielne zweryfikowanie informacji oraz konsultację z prawnikiem lub właściwym doradcą.