Bezpieczeństwo wynajmu domku – jak zabezpieczyć się przed nieuczciwymi gośćmi i zniszczeniami?

1. Umowa najmu – podstawa bezpieczeństwa

Jednym z najważniejszych elementów ochrony właściciela jest spisana umowa najmu krótkoterminowego. Powinna ona jasno określać:

•          Dane wynajmującego i najemcy (można poprosić o dokument tożsamości przy zameldowaniu).

•          Warunki płatności, wysokość kaucji i zasady jej zwrotu.

•          Obowiązki najemcy – dbanie o porządek, zakaz organizowania imprez, przestrzeganie regulaminu.

•          Konsekwencje w przypadku uszkodzenia mienia – możliwość potrącenia kosztów z kaucji lub wezwania służb.

Warto dodać zapis o możliwości obciążenia karty kredytowej w przypadku szkód wykrytych po wyjeździe gości (w ramach polityki depozytowej).

Kiedy taka umowa ma sens?

-    Przy długoterminowym wynajmie – jeśli ktoś wynajmuje domek na miesiąc lub dłużej, umowa jest uzasadniona, ponieważ reguluje prawa i obowiązki obu stron.

-    Przy wynajmie dla firm/pracowników – gdy domek wynajmowany jest przez firmę dla swoich pracowników na kilka tygodni/miesięcy, umowa stanowi zabezpieczenie dla obu stron.

Alternatywa dla umowy – regulamin i akceptacja warunków

Zamiast klasycznej umowy, która wymaga osobistego podpisu, bardziej praktycznym rozwiązaniem dla krótkoterminowego wynajmu jest regulamin obiektu. Można go udostępnić online lub wysłać mailem przed przyjazdem, a gość potwierdza jego akceptację np. poprzez:

•          Zaznaczenie checkboxa podczas rezerwacji na stronie internetowej.

•          Odpowiedź mailową „Akceptuję regulamin”.

•          Krótką klauzulę w wiadomości SMS: „Rezerwując pobyt, akceptujesz regulamin obiektu dostępny pod linkiem…”.

Regulamin może zawierać m.in.:
✔ Zasady użytkowania domku, np. zakaz organizowania imprez, godziny ciszy nocnej.
✔ Informację o kaucji i ewentualnych potrąceniach w przypadku zniszczeń.
✔ Konsekwencje za szkody – możliwość obciążenia karty kredytowej.

Bezpieczne potwierdzenie tożsamości

Niektóre obiekty proszą o skan dokumentu tożsamości przy zameldowaniu, ale lepiej tego unikać ze względu na przepisy RODO. Alternatywą jest po prostu zapisanie podstawowych danych gościa (imię, nazwisko, numer telefonu) i numeru rezerwacji.

fot. Monster Ztudio/shutterstock 

2. Kaucja zwrotna – skuteczny środek zabezpieczenia

Wielu właścicieli obawia się, że wymóg wpłaty kaucji może odstraszyć potencjalnych klientów, ale w rzeczywistości jest to najlepszy sposób na zabezpieczenie się przed stratami. Kaucja:

•          Powinna być wpłacona gotówką lub przelewem przed rozpoczęciem pobytu.

•          Może wynosić od 200 do nawet 1000 zł – zależnie od standardu obiektu.

•          Zostaje zwrócona po sprawdzeniu domku w dniu wyjazdu gości.

Alternatywą jest skorzystanie z systemów zabezpieczeń finansowych oferowanych przez platformy rezerwacyjne – niektóre z nich blokują kwotę na karcie klienta na wypadek zniszczeń.

3. Ubezpieczenie wynajmowanej nieruchomości

Kaucja często nie pokrywa wszystkich potencjalnych szkód, dlatego właściciele domków powinni rozważyć ubezpieczenie turystyczne dla wynajmujących. Może ono obejmować:

•          Zniszczenia wyposażenia i mebli przez gości.

•          Pożary, zalania i inne nieprzewidziane zdarzenia losowe.

•          Kradzież przedmiotów pozostawionych w domku.

Niektóre polisy zawierają też ochronę przed brakiem płatności ze strony gości, co może być przydatne w przypadku rezerwacji dokonywanych bezpośrednio.

4. Jak postępować w przypadku zniszczeń lub kradzieży?

Mimo środków ostrożności mogą zdarzyć się sytuacje, w których goście uszkodzą mienie lub wyniosą coś z domku. W takiej sytuacji warto działać zgodnie z poniższym schematem:

1.        Dokumentacja szkód – sporządzenie zdjęć, filmów oraz protokołu zniszczeń. Jeśli na miejscu są świadkowie (np. sprzątaczka, sąsiedzi), ich zeznania mogą być pomocne.

2.        Kontakt z gościem – w niektórych przypadkach wystarczy rozmowa lub wiadomość z dowodami, aby gość pokrył straty z własnej inicjatywy.

3.        Potrącenie kosztów z kaucji – jeśli szkody są ewidentne, można je odliczyć od wpłaconej kaucji, informując gościa o decyzji.

4.        Zgłoszenie na policję – w przypadku poważnych zniszczeń lub kradzieży należy niezwłocznie skontaktować się z policją. Warto posiadać umowę wynajmu oraz dowody na to, że dany gość przebywał w obiekcie np. potwierdzenie z portali noclegowych. Wszystko co może się przydać warto od razu zabrać ze sobą na policję.

5.        Ubieganie się o odszkodowanie z ubezpieczenia – jeśli szkody są poważne i pokrywają się z zakresem polisy, można zgłosić roszczenie do ubezpieczyciela.

5. Dodatkowe środki prewencyjne

Aby ograniczyć ryzyko problemów z gośćmi, warto wdrożyć kilka zasad:

•          Weryfikacja klientów – unikanie wynajmu osobom bez historii na portalach rezerwacyjnych lub takim, które wzbudzają podejrzenia.

•          Regulamin domku – spisanie zasad dotyczących użytkowania nieruchomości i wyraźne poinformowanie gości o konsekwencjach ich nieprzestrzegania.

•          Monitoring w kluczowych miejscach (np. wejście, parking) – zgodnie z przepisami RODO, monitoring nie może obejmować wnętrza obiektu, ale może pomóc w ustaleniu odpowiedzialności w przypadku szkód. Dodatkowo trzeba poinformować turystów, że taki monitoring na zewnątrz jest zainstalowany.

Podsumowanie

Bezpieczeństwo wynajmu domku można skutecznie zwiększyć poprzez dobrze skonstruowaną umowę, pobieranie kaucji, wykupienie ubezpieczenia oraz szybkie i zdecydowane działanie w przypadku problemów. Warto też postawić na profilaktykę – lepiej zapobiegać, niż później walczyć o odzyskanie strat.